Как благотворительному фонду принять к учету накладные, в которых покупатель — частное лицо, не являющееся работником?

Comments

• Добрый день!
  

  Цитата: Здравствуйте коллеги.Вопрос по подотчету.1)После регистрации Благотв. фонда (БФ) и начала деятельности директор не оформлен по тр. договору, зп не начислялась с августа по март 2015г.Больше работников нет.Оформлен приказ на физ. лицо (не директор) для действия от имени БФ.Приобретены товары для хоз. нужд. В товарных накладных указан покупатель-частное лицо, или ФИО этого физ.лица который не сотрудник, но по приказу наделен полномочиями представлять интересы фонда. Можно ли принять такие накладные к учету?

  http://xn-----6kccaetviaac9bbcohe0dq2c0c2m.ru.nds.monster/index.php?id=410000 
  Выдавать суммы на подотчет физлицу не сотруднику, а так же принимать от него МПЗ, преобретенные на подотчетную сумму к учету нельзя, в крайнем случае должен быть хотябы договор ГПХ.
  

  Цитата: Как по всем правилам выдать подотчетНачнем с того, кому компания вправе выдать подотчет.Получить деньги может только сотрудник компании или физлицо, с которым заключен гражданско-правовой договор (п. 5 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).Допустим, вы выдаете наличные сотруднику на какие-то покупки для компании. Первое, что нужно проверить, нет ли у него долга по ранее полученным подотчетным. Ведь если сотрудник – должник, деньги ему выдавать нельзя. К сожалению, бухгалтеры обычно забывают об этом правиле. Кстати, прописано оно в пункте 6.3 Указаний № 3210-У.Если у сотрудника нет долга перед компанией, он может смело писать заявление с просьбой выдать ему деньги под отчет. Форма заявления произвольная. Главное сотрудник должен указать цели, на которые получает подотчетные, их сумму и срок, в течение которого он за них отчитается.Максимальный предел суммы, которую компания может выдать сотруднику под отчет, закон не устанавливает. Бухгалтеры часто спрашивают, действует ли в данном случае 100-тысячный лимит? Тут две разные ситуации. Когда работник платит за оказанные лично ему услуги, лимит наличных расчетов соблюдать не нужно. Но если он рассчитывается по договорам компании, предельную сумму превышать нельзя.Срок, на который компания может выдать деньги под отчет, тоже ничем не ограничен. Но если вы выдадите сотруднику деньги на долгое время, то налоговики наверняка попытаются переквалифицировать подотчет в заем или зарплату.Тут есть еще один важный момент. Сотрудник может попросту забыть указать в заявлении срок, на который он берет деньги. В этом случае инспекторы решат, что подотчетные выданы на один день. А раз так, то сотрудник должен отчитаться в течение трех дней с той даты, когда он получил деньги компании на руки (п. 6.3 Указаний № 3210-У).Итак, после того как заявление на подотчет подписал руководитель (или другой уполномоченный сотрудник), можно оформлять РКО и выдавать деньги.Кстати, в середине прошлого года представители Минфина России официально разрешили перечислять подотчетные деньги на зарплатные и личные карты сотрудников. Ведомство выпустило письмо от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288, в котором объяснило, при каких условиях компания может перечислить работнику подотчетные в безналичном порядке.Конспект подготовила Вероника БодытчикИсточник: Журнал "Семинар для бухгалтера"

  Цитата: Подрядчикам тоже можно выдавать подотчетные14 октября 2014Тема: Кассовая дисциплина, ККТ, БСОЗаконодательство не запрещает компании выдавать подрядчикам деньги под отчет. Это подтвердили специалисты ЦБ РФ в письме от 20.10.2014 г. № 29-1-1-6/7859 в ответ на запрос наших коллег из «УНП».Вообще, по ст. 15 Трудового кодекса работниками считаются люди, с которыми заключен трудовой договор. Но для кассового учета граждане, с которыми подписан гражданско-правовой договор, тоже работники (п. 5 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У). В этом и была неясность, которую теперь ЦБ РФ развеял: работникам по договору ГПХ выдавать подотчетные можно.Отметим, что порядок выдачи авансов подрядчикам такой же, как и обычным работникам. Им надо написать заявление с указанием суммы и срока. А после того как он пройдет, отчитаться о потраченных деньгах не позднее трех рабочих дней.

  Соответствено, раз нет ни трудового договора, ни договора ГПХ - накладную от такого лица к учету принять нельзя.
• Спасибо большое за ответ. В некоторых накладных покупатель - частное лицо, без указания фамилии. Такие накладные тоже нельзя принимать к учёту ?
• Здравствуйте! Я думаю можно оформить договор поручения на приобретение материалов с Вашим представителем.Тогда можете оформить поступление материалов по отчету поверенного.К отчету поверенного приложить документы подтверждающие закупку(товарные накладные которые есть у Вашего представителя).
• Здравствуйте!
  

  Цитата: договор поручения

  Ай-ай, опасно. Можно оправдать в случае, если такой договор заключен с учредителем:
  http://xn-----6kccaetviaac9bbcohe0dq2c0c2m.ru.nds.monster/index.php?id=410000
  

  Цитата: Цитата:Ситуация третья: необходимо выдать средства под отчет человеку, не состоящему в штате компанииЕсли речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса.Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных.По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин «безвозмездно», к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во-первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он — лицо заинтересованное. Во-вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС.
• Спасибо. Я правильно поняла, если указано "частное лицо" ( без фамилии), тоже нельзя принимать накладные? А когда  директор не был оформлен в штат, а расходы были, тоже ничего нельзя проводить? Не мой период конечно, но такие расходы в воздухе повиснут! Покупали мебель в офис и оргтехнику.
• Здравствуйте! А кто учредитель благотворительного фонда? Физ.лица-учредители есть? На мой взгляд,лучше оформить трудовой договор с директором задним числом и тут же отправить его в отпуск без содержания.Единственно посмотреть отчетность в ПФР,что бы был период указан администр за это время.Можете сдать корректировки.И тогда никаких проблем с оформлением подотчетных сумм и оформлением расходов через подотчет.Это чтобы юридически верно было с точки зрения трудового кодекса.
  Давайте разбираться с регистрацией Вашего благотворительного фонда.В выписке ЕГРЮЛ у Вас должен быть указан директор как лицо действующее от имени фонда без доверенности.Должен быть приказ о вступлении в должность директора. Этого на мой взгляд достаточно чтобы принять все расходы от имени директора.Расходы оформляете авансовым отчетом. Должен быть перерасход по авансовому отчету, который Вы выдаете директору на основании его заявления.На покупки директором за свой счет для нужд благотворительного фонда никаких дополнительно решений не требуется,так как директор действует(имеет право) в интересах фонда без доверенности.То что с ним не заключен трудовой договор-это нарушение ТК РФ,что трудовые отношения возникли без надлежащего оформления трудового договора вытекает из ст.16 ТК РФ. Факт установления трудовых отношений зафиксирован в выписке ЕГРЮЛ,что директор наделен правом действовать в интересах фонда без доверенности.Так что смело сейчас оформляйте расходы через авансовый отчет,так как директор является сотрудником организации с момента регистрации БФ в ЕГРЮЛ(налоговой).
  Какие риски-так как трудовой договор не оформлен должным образом-нарушение ТК РФ.
  Заработная плата не начислялась-риски со стороны налоговой и фондов.
  Что делать: сейчас оформить трудовой договор текущей датой, директор должен написать распоряжение что в связи с отсутствием деятельности считать его в отпуске без содержания с даты регистрации БФ по день когда будет заключен ТД. Дата распоряжения в течение пяти дней с даты регистрации БФ.
  Желательно сдать уточненки в ПФР и ФСС(уточнение периода стажа и среднесписочной численности).
  Вывод: директор-сотрудник организации с даты регистрации БФ. Так что смело оформляйте все расходы через подотчет(авансовые отчеты).
  Извиняюсь что сразу не ответил, рассматривал вопрос об трудовых отношениях директора без оформления трудового договора.
• Спасибо большое за ответ. По нашей выписке ЕГРЮЛ директор имеет право действовать от имени фонда. Но как быть, если деятельность велась? Все равно принять задним числом директора, и тут же отправить в отп. без. сохранения, сдав при этом корр. в ПФР за 2014 год и 2015 1кв. Это наверно будет безопаснее, при проверке труд инспекцией в первую очередь. Есть также в наличии приказ по фонду о назначении не сотрудника организации  полномочным представителем фонда, на основании договора об оказании услуг добровольца без начисления зп( впервые слышу о таком,  не ясно, имеет ли такой договор юр. силу? Сам договор отсутствует, только есть упоминание о нем в приказе). Тогда было бы логично: директор, принятый по тр. дог. с момента образования фонда ушел в отпуск, вместо него на добровольных началах действовали полномочные представители (не сотрудники), не получая при этом зп. Белыми нитками конечно, но что еще тут можно придумать?
  А что же все таки с накладными с формулировкой , где покупатель частное лицо (без указания ФИО).
• Здравствуйте! По поводу накладных-если оформлено на частное лицо,то можете принять в расходы по авансовому отчету,только должен быть к накладной документ оплаты(чек ККМ или чек п\карты-терминала). Если комплект документов есть,то можете принять в расходы.Если чеков об оплате нет,то к авансовому отчету нужно заявление подотчетного лица с объяснением причин отсутствия документов(например-утерял).
  Что касается трудовых договоров,то поняли меня верно.По договору оказания услуг добровольца-нужно смотреть ТК РФ, там были соответствующие поправки.Но лучше если Вы создадите отдельную тему по этому вопросу.
  Вывод: ограничений к принятию расходов при наличии накладной в которой указан покупатель как ЧАСТНОЕ ЛИЦО-нет. Все реквизиты документа соответствуют требованиям Закона о БУ. Главное что подпись лица в накладной-получил,указана с расшифровкой подписи получившего товар.Именно на него будет оформлен авансовый отчет(на лицо получившее товар и указавшее это в накладной).
• Спасибо большое. Вы очень помогли мне.